Będąc właścicielem spółki lub większej firmy, potrzebujemy pomocy w prowadzeniu księgowości. Naszymi rachunkami mogą zająć się wewnętrzne działy lub zewnętrzne biura rachunkowe. Korzystanie z takich usług jest coraz bardziej popularne. Jak jednak wybrać odpowiednie biuro? Czym się kierować i co sprawdzić?
Na czym skupić się wybierając biuro rachunkowe?
Przekazanie odpowiedzialności za sprawy rachunkowe naszej firmy, prowadzenie ksiąg, prowadzenie bieżących rozliczeń aktywów i pasywów oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych to duży krok w rozwoju naszej firmy. Poza prowadzeniem wymaganych działań odnoszących się do czasu rzeczywistego dobre biuro rachunkowe dba o przyszłe sprawy finansowe prowadzonych firm, np. pozyskując informacje na temat zmian prawnych czy podatkowych i odpowiednio przygotowując działania dla swoich klientów.
Rozpoczynając wybór idealnego dla nas biura rachunkowego, warto sprawdzić, czy posiada ono certyfikat wystawiony przez Ministerstwo Finansów. Obecnie nie jest to wymagany dokument, jednak posiadanie go świadczy o kompetencjach osoby czy osób, z którymi będziemy współpracować. Jeżeli mamy taką możliwość warto zweryfikować inne dokumenty uprawniające do zajmowania się naszymi finansami, np. licencje doradców podatkowych pracujących w biurze.
Cena ma znaczenie
Jednym z głównych czynników, które mają znaczenie przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego, są wymagania finansowe. Dla wielu małych przedsiębiorców zbyt wysokie stawki będą kluczowe w odrzuceniu oferty współpracy, nawet jeśli biuro spełnia wszystkie inne wymagania. Oczywiście zbyt niska stawka również może (lecz nie musi) oznaczać wybór konkurencji, ponieważ będzie budzić obawy o prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków. Oferowanie różnego rodzaju zakresu usług w różnych zakresach cenowych jest coraz popularniejszym rozwiązaniem i ma coraz więcej zwolenników.
Zakres świadczonych usług
Informację na temat tego, co w ramach proponowanego wynagrodzenia zostanie zrobione dla naszej firmy, powinny być jednym z najważniejszych, o ile nie najważniejszym elementem podczas wyboru odpowiedniego biura rachunkowego. W zależności od potrzeb naszej firmy powinniśmy zwrócić uwagę czy analizujemy ofertę biura specjalizującego się w jednym, wybranym aspekcie usług rachunkowych czy oferującym szeroki zakres usług, takie jak obsługa kadrowo-płacowa czy zarządzanie finansami. W zależności od wielkości naszej działalności i naszych potrzeb możemy od razu przefiltrować propozycję w kontekście usług, jakie oczekujemy.
Kompetencje i ubezpieczenia
Poszukując odpowiedniego biura rachunkowego należy, sprawdzić, czy i na jaką kwotę ubezpieczone jest analizowane biuro. Obecnie, każde oferujące usługi rachunkowe biuro zobowiązane jest do posiadania ubezpieczenia. Warto sprawdzić jednak jaki jest jego zakres i wysokość oraz czy poszczególni doradcy posiadają indywidualne ubezpieczenie.
Należy zwrócić uwagę także na to, w jakim zakresie i czasie potencjalne biuro rachunkowe oferuje klientom dostęp do dokumentów, w jaki sposób je przechowuje oraz na jakich programach pracuje. W przypadku używania nielegalnego oprogramowania cyfrowo przechowane dokumenty naszej firmy mogą ulec zniszczeniu, co może stanowić dla nas problem i konsekwencje.
Współpracując z biurami, które istnieją długo na rynku i mają dobrą renomę, możemy liczyć na poznanie opinii oraz na to, że pracownicy mają odpowiednie kompetencje i aktualizują swoją wiedzę. Dzięki temu będziemy spokojni o bieżące zarządzanie naszą rachunkowością oraz, że na czas zostaniemy poinformowani o konieczności wprowadzenia zmian lub jak zmiany prawne wpłyną na naszą działalność.
Świadomość wyboru
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to ważna decyzja, zarówno w przypadku małej działalności gospodarczej, jak i dużej firmy. Rynek oferuje sporą konkurencję, dlatego możemy wybierać zarówno pod kątem interesującego nas zakresu usług oraz cen za obsługę. Poza podstawowymi wytycznym, które zostały zaprezentowane liczą się także forma i częstotliwość kontaktu oraz indywidualne cechy, na które zwracamy uwagę. Warto dobrze przeanalizować wszystkie aspekty i świadomie podjąć decyzję.
