Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zmiana, która dotknie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Nie jest to już odległa przyszłość – to nowa rzeczywistość, na którą warto się przygotować. Jako biuro rachunkowe, przygotowaliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Ci zrozumieć, czym jest KSeF, jak z niego korzystać i przede wszystkim – kiedy zacząć!
Co to jest KSeF i dlaczego jest tak ważny?
KSeF to centralny system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Celem jego wdrożenia jest cyfryzacja i ujednolicenie procesów fakturowania oraz księgowania w całym kraju, co w dłuższej perspektywie ma ograniczyć błędy i usprawnić obieg dokumentów.
Terminy: Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF nie wejdzie w życie z hukiem, a etapami, co daje firmom czas na dostosowanie się.
Duże firmy (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln z VAT) będą objęte obowiązkiem od 1 lutego 2026 roku, a pozostałe firmy od 1 kwietnia 2026 roku.
Dlaczego dwa terminy? Podział na etapy to wynik zaleceń audytu informatycznego oraz wyjście naprzeciw oczekiwaniom mniejszych przedsiębiorców, którzy zyskają dodatkowy czas na przygotowanie. Wybór terminu w trakcie roku (luty/kwiecień) ma z kolei uniknąć spiętrzenia rozliczeń, które tradycyjnie ma miejsce na początku roku.
Ważne wyjątki i ułatwienia:
- Faktury „małej wartości”: Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli miesięczna suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu.
- Paragony z NIP: Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne z NIP nabywcy (do 450 zł) będą nadal uznawane za faktury uproszczone i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF.
- JPK_FA: Obowiązek przekazywania plików JPK_FA nie będzie dotyczył faktur wystawionych w KSeF. Jeśli wystawisz fakturę poza systemem (np. w ramach wyłączeń), urząd nadal może zażądać JPK_FA dla tych konkretnych dokumentów.
Fakturowanie zagraniczne a KSeF: kluczowe zasady dla Twojej firmy
W obliczu zbliżającego się obowiązku korzystania z KSeF, kluczowe jest zrozumienie, jak system ten wpłynie na rozliczanie transakcji międzynarodowych.
Jeżeli jesteś polskim podatnikiem VAT, wszystkie faktury wychodzące – zarówno na rzecz kontrahentów zagranicznych, jak i te dotyczące Eksportu oraz Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT) – muszą być wystawione w KSeF. Należy jednak pamiętać, że sam system jest przeznaczony dla polskich podmiotów; oznacza to, że zagraniczny odbiorca nie uzyska do niego dostępu. Dlatego konieczne jest dostarczenie faktury tradycyjnymi kanałami (np. mail, PDF z kodem QR, papier) zgodnie z przyjętymi ustaleniami handlowymi.
W kontekście faktur przychodzących, dokumenty otrzymywane od dostawców spoza Polski (obejmujące import usług, Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT) czy zakupy z krajów trzecich) pozostają poza KSeF. Rozliczasz je na dotychczasowych zasadach, np. poprzez plik JPK V7.
Ponadto, KSeF umożliwia wystawianie faktur w walutach obcych, chociaż obligatoryjnie musisz wykazać na dokumencie kurs przeliczeniowy oraz kwotę podatku VAT wyrażoną w PLN.
Obowiązek stosowania KSeF nie dotyczy faktur wystawianych w procedurach specjalnych, takich jak VAT OSS, ani sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Jak korzystać z KSeF? Dostępne narzędzia
Masz kilka opcji, by zacząć pracę z KSeF:
- Programy Finansowo-Księgowe: Najwygodniejsze dla firm. Korzystaj ze swojego systemu ERP lub FK, w naszym biurze rachunkowym korzystamy z enova365, która już od dawna jest gotowa na KSeF
- Bezpłatne Narzędzia Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (online): Umożliwia korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, podgląd faktur oraz pobranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- Aplikacja Mobilna KSeF: Zapewnia szybkie wystawianie i odbieranie faktur przez smartfona oraz podgląd dokumentów.
- e-mikrofirma (w e-Urzędzie Skarbowym): Po powiązaniu konta z KSeF możesz wystawiać i odbierać faktury, a następnie przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT – bez ręcznego przepisywania danych!
KSeF w praktyce – Twoje kluczowe korzyści
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale realne zyski dla Twojej firmy:
- Szybszy zwrot VAT: Zamiast 60 dni, możesz liczyć na zwrot VAT w terminie 40 dni.
- Oszczędność czasu: ujednolicenie procesu fakturowania i automatyczne przesyłanie dokumentów oznacza mniejsze ryzyko błędów i usprawnienie obiegu faktur.
- Łatwiejsza księgowość: Integracja z KSeF pozwala na import danych z faktur klientów i dostawców prosto do Twojego systemu (lub systemu biura rachunkowego).
- Bezpieczeństwo i dostęp: Masz stały dostęp do faktur przez 10 lat bez konieczności ich samodzielnego przechowywania. Faktury zawsze są „pod ręką” w systemie.
-
Większe zaufanie: Jako nabywca masz pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.
A co z pakietem ViDA?
Unijny pakiet ViDA (VAT in the Digital Age) wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie w całej UE. Choć Polska dąży do tego, by krajowe rozwiązania (KSeF) nie były znacząco zakłócane przez ViDA, finalne przepisy unijne będą musiały zostać wprowadzone do polskiego prawa odrębną ustawą. Cel jest jeden – uproszczenie systemów podatkowych i walka z oszustwami VAT.
Jesteśmy Gotowi na KSeF – Postaw na Doświadczenie!
Jeśli perspektywa obowiązkowego KSeF budzi u Ciebie niepokój, pamiętaj, że nie musisz mierzyć się z tym sam. Jako nowoczesne biuro rachunkowe, jesteśmy już w pełni przygotowani do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Korzystamy z zaawansowanych systemów księgowych, które są zintegrowane z KSeF, gwarantując Ci nie tylko pełną zgodność z nowymi przepisami, ale także bezpieczeństwo, precyzję i maksymalne usprawnienie całego procesu. Zamiast martwić się o terminy i błędy, zyskaj czas na rozwój firmy. Postaw na partnera, który przeprowadzi Twój biznes przez cyfrową transformację fakturowania sprawnie i bez stresu.
Chcesz dowiedzieć się, jak łatwo przejść na KSeF w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami!
Źródło: ksef.podatki.gov.pl/
